PRIVACYBELEID
Lees hoe we omgaan met je persoonsgegevens en hoe we jouw privacy beschermen.
1. Wie zijn wij?
Deze webshop wordt beheerd door:
VZW Rockwood Events
Groenakkerweg 16
3920 Lommel
België
BTW-nummer: BE 0804.390.514
Rekeningnummer: BE10 7330 7630 7304
VZW Rockwood Events is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en webshop worden verzameld en verwerkt.
De website en webshop werden ontwikkeld en worden technisch beheerd door WiThService BV. Voor zover WiThService BV bij technisch beheer, onderhoud of ondersteuning toegang heeft tot persoonsgegevens, gebeurt dit uitsluitend in opdracht van VZW Rockwood Events.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wanneer je onze website of webshop gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Voor- en achternaam
- Factuur- en afleveradres
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Gegevens over je bestelling, zoals bestelde producten, aantallen en prijzen
- Gekozen verzend- of afhaalmethode
- Informatie over de status van je betaling
- Gegevens die je zelf verstrekt via ons contactformulier of via e-mail
- Technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens en informatie die noodzakelijk is voor de correcte en veilige werking van de website
Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van onze webshop, het verwerken van bestellingen, onze communicatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het verwerken en uitvoeren van bestellingen via onze webshop
- Het verwerken en opvolgen van betalingen
- Het organiseren van verzendingen en afhalingen
- Het versturen van bestelbevestigingen en andere communicatie over je bestelling
- Het beantwoorden van vragen via het contactformulier of e-mail
- Het verlenen van klantenservice
- Het beheren en beveiligen van onze website en webshop
- Het voorkomen en opsporen van fraude of misbruik
- Het bijhouden van onze boekhouding en administratie
- Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen
Wij gebruiken je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk werden verzameld.
4. Rechtsgronden voor de verwerking
Wij verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit gebeuren op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn om je bestelling te verwerken, betaling op te volgen en de producten te verzenden of voor afhaling klaar te maken.
- Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten bewaren of verwerken om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale of andere wettelijke verplichtingen.
- Gerechtvaardigd belang: voor onder meer de beveiliging en goede werking van onze website, fraudepreventie en het behandelen van bepaalde vragen of geschillen.
- Toestemming: wanneer voor een specifieke verwerking je toestemming vereist is. Je kunt deze toestemming op ieder moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wij verwerken persoonsgegevens niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.
5. Bestellingen en betalingen
Wanneer je een bestelling plaatst, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je bestelling correct uit te voeren en administratief op te volgen.
Voor online betalingen maken wij gebruik van Mollie als betalingsdienstaanbieder. De gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en controleren van de betaling worden hiervoor met Mollie gedeeld.
VZW Rockwood Events ontvangt of bewaart zelf geen volledige betaalkaart- of bankgegevens die door Mollie worden verwerkt.
Mollie verwerkt persoonsgegevens volgens haar eigen privacybeleid en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Gegevens over de bestelling en betaalstatus worden wel door VZW Rockwood Events bewaard voor de verwerking van de bestelling, klantenservice, boekhouding en wettelijke verplichtingen.
6. Verzending en afhaling
Voor het uitvoeren van je bestelling verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om je bestelling te verzenden of voor afhaling klaar te maken.
Wanneer je kiest voor verzending, kunnen je naam, afleveradres, contactgegevens en noodzakelijke bestelgegevens worden gedeeld met de vervoerder die instaat voor de levering. Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk is om je bestelling te bezorgen.
Wanneer je kiest voor afhaling, gebruiken wij je contactgegevens om je te informeren wanneer je bestelling klaarstaat en om een afhaalmoment af te spreken.
Wij delen voor verzending of afhaling nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.
7. Contactformulier en e-mail
Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier of per e-mail, verwerken wij de persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt.
Dit kan onder meer gaan om:
- je naam;
- je e-mailadres;
- het onderwerp van je vraag;
- de inhoud van je bericht;
- eventuele andere persoonsgegevens die je zelf in je bericht vermeldt.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je vraag of verzoek te behandelen en om met je te communiceren.
Via het contactformulier ontvang je automatisch een bevestiging per e-mail dat je bericht goed werd ontvangen.
8. Cookies en technische gegevens
Onze website en webshop maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor de correcte en veilige werking van de website.
Hierbij kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:
- IP-adres;
- browsertype en apparaat;
- datum en tijdstip van het bezoek;
- bezochte pagina’s;
- gegevens die noodzakelijk zijn om de winkelwagen en het afrekenproces correct te laten functioneren.
Noodzakelijke cookies kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst wanneer deze essentieel zijn voor de werking van de website of webshop.
Voor niet-noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld voor statistieken, marketing of tracking, vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.
9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen of verhuren je persoonsgegevens niet aan derden.
Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van onze webshop en dienstverlening. Dit kan onder meer gaan om:
- Mollie voor het verwerken van online betalingen;
- one.com voor hosting, e-mail en technische infrastructuur;
- vervoerders voor het bezorgen van bestellingen;
- WiThService BV voor technisch beheer, onderhoud en ondersteuning van de website en webshop;
- boekhoudkundige of administratieve dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is;
- overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verstrekken.
Deze partijen ontvangen uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun dienstverlening of onze wettelijke verplichtingen.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, worden passende afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van deze gegevens.
10. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER
Sommige dienstverleners die wij gebruiken, kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de toepasselijke privacywetgeving en dat passende waarborgen aanwezig zijn.
Dit kan onder meer gebeuren op basis van:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
- of andere wettelijk toegestane beschermingsmechanismen.
Wij streven ernaar uitsluitend dienstverleners te gebruiken die voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van persoonsgegevens.
11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
De bewaartermijn kan verschillen afhankelijk van het soort gegevens:
- Bestel-, facturatie- en betalingsgegevens: zolang als noodzakelijk voor onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
- Gegevens over bestellingen: zolang als noodzakelijk voor de uitvoering en opvolging van de bestelling en eventuele garantie, klachten of geschillen.
- Contactformulier en e-mailcommunicatie: zolang als noodzakelijk om je vraag te behandelen en eventuele verdere communicatie op te volgen.
- Technische gegevens en logbestanden: gedurende de periode die noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing en technisch beheer.
Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.
12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
VZW Rockwood Events neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking.
We besteden onder meer aandacht aan:
- beveiligde verbindingen via HTTPS;
- beveiliging van de website en webshop;
- beveiligde toegang tot beheersystemen;
- beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben;
- het gebruik van betrouwbare externe dienstverleners;
- regelmatige updates en technisch onderhoud van de website en gebruikte software.
Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan geen enkel digitaal systeem absolute veiligheid garanderen.
13. Jouw privacyrechten
Volgens de toepasselijke privacywetgeving heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je hebt onder meer het recht om:
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over je verwerken;
- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
- in bepaalde gevallen je persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- je persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
- een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Wil je één van deze rechten uitoefenen, dan kun je contact opnemen met VZW Rockwood Events. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt.
Wij behandelen je verzoek binnen de termijnen die de toepasselijke privacywetgeving voorschrijft.
14. Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Wanneer je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, kun je eerst contact opnemen met VZW Rockwood Events zodat wij je vraag of klacht kunnen onderzoeken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden.
15. Wijzigingen aan dit privacybeleid
VZW Rockwood Events kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, webshop of de toepasselijke wetgeving wijzigt.
De meest recente versie van het privacybeleid wordt steeds op deze website gepubliceerd.
Laatste wijziging: 25 augustus 2026.
16. Contactgegevens
Voor vragen over dit privacybeleid, de verwerking van je persoonsgegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen met:
VZW Rockwood Events
Groenakkerweg 16
3920 Lommel
België
BTW-nummer: BE 0804.390.514
E-mail: info@rockwood.events
Vermeld bij vragen over persoonsgegevens voldoende informatie zodat wij je verzoek correct kunnen behandelen.